| Главная » Статьи » Великолепные мероприятия. » Проведение. |
И вот наступил День мероприятия.
Это глава книги – единственная глава, посвященная собственно мероприятиям. Все остальное – подготовка, советы, как организовать работу и пр. Вы можете год готовить мероприятие, которое будет проходить всего два дня. Это работа похожа на айсберг: видна только верхушка, а огромная часть подготовки скрыта от посторонних глаз. Сейчас мы и поговорим о верхушке айсберга – о дне, когда началось мероприятия. О Дне Х. Если мероприятие назначено на утро, приложите максимум усилий, чтобы все было готово с вечера: нужные материалы завезены, техника установлена, счета оплачены, и пр., и пр., Тогда утром вы сможете приехать налегке. Проверьте, взяли ли вы с собой: - скрепки, - булавки, - скотч, - ножницы, - чистую бумагу, - цветную бумагу, - запасные бэджи, - зарядки для мобильных телефонов, - аспирин, анальгин или что-то в этом роде, - флэш-память, - болванки дисков, дискеты, - прочее в зависимости от типа вашего мероприятия. Конечно, список необходимых вам вещей зависит от того, какое у вас мероприятие. Например, если оно проходит на природе, список будет немного другой: спички, зонтики и т.д. Составьте свой список заранее и отмечайте в нем, все ли вы взяли. Убедившись, что все доставлено и установлено, постарайтесь выспаться. Завтра может быть нервный день, и вам следует быть в форме. Поставьте два будильника. Может быть, стоит попросить кого-то из коллег на всякий случай позвонить вам утром, чтобы убедиться, что вы не проспали. Сами позвоните или отправьте сообщение утром «дня Х» тем коллегам, которые ни при каких обстоятельствах не должны опоздать. Прибудьте на место по возможности заранее. Если на окончательную установку оборудования вам нужен 1 час, постарайтесь приехать за 1.5 часа и т.п. Пусть и ваша команда приедет немного раньше. В такой день, как никогда, вам нужен запас прочности. Что нужно сделать до начала мероприятия: - Обеспечить визуальное оформление места проведения. - Проверить оборудование (презентационное, свет, звук, аппаратура для перевода и пр.). - Проверить место рассадки участников. - Подготовить навигационные знаки. Расставьте цветы, баннеры, штендеры, плакаты, если не сделали это вечером накануне. Расставьте указатели, проверьте лишний раз, чтобы работала вся техника ( за час-другой, при удаче, можно успеть привезти запасное оборудование, если вас почему-то его нет с собой). Все действия, все списки «что - нужно – взять – с - собой» должны быть продуманы до мероприятия. Если нужные вещи вы привезли в картонных коробках, пишите на этих коробках, что находится внутри, и нумеруйте их. Так вы избежите неразберихи и сразу же заметите, если что-то пропало, и будете точно знать, что именно. Возможно, у вас хватит времени привезти пропавшее из офиса. Доставка оборудования на мероприятие похожа на переезд. Вы работаете в одном месте, но на несколько дней совершенно чужая вам гостиница или санаторий становятся вашим местом работы. Поэтому правило о нумерации и надписывании коробок касается любых переездов. Советы для конференции и семинаров.
Регистрационный стол Если участников много, расставьте указатели с буквами алфавита ( А, Б, В…Я) или блоков (А-Д, Е-З…Э-Я). Участники быстрее найдут, где искать свою фамилию. Таблички в президиум Напечатайте их заранее, но имейте с собой шаблон, так как в случае замены докладчика придется срочно допечатывать. Сделайте таблички двусторонними. Это продемонстрирует ваше уважение не только к аудитории, сидящей в зале, но и к докладчикам: они увидят, что о них вы заботитесь не меньше, чем обо всех остальных приглашенных. Докладчики, найдя свои имена на обратной стороне таблички, правильно сядут в президиуме. Если они не знакомы между собой, таблички помогут им проще познакомиться. Ознакомьте регистраторов с правилами поведения за регистрационным столом: - Регистрационный стол – святое место. Здесь всегда должен быть идеальный порядок. - За стол никогда и ни при каких обстоятельств нельзя пить кофе, курить. - На столе не должно быть никакого мусора, обрезков бумаги и т.п. - Все, что лежит на столе, должно лежать очень аккуратно, ровно и в полном порядке. - Утром во время регистрации нельзя сидеть. Это возможно только после начала конференции, когда все гости зайдут в зал. Если к столу регистрации подходит Клиент, нужно обязательно сразу же встать. - Работники компании никогда не должны стоять перед столом регистрации, чтобы не мешать Клиентам. Мы стоим только за столом. - Специальная ткань или скатерть должны полностью закрывать стол, чтобы не были видны ноги под столом. Это касается как регистрационного стола, так и президиума. Регистрация,встречи Не забывайте, что лицо мероприятия и встречающие всегда должны быть на месте. Что входит в понятие «регистрация участников» ? - Выдача персонального бэджа. - предоставление всех необходимых материалов (например, папки участника, другие раздаточные материалы).
- Предоставление оборудования для перевода.
- Ответы на организационные и технические вопросы.
Проверьте, как ваши регистраторы и весь рабочий персонал ориентируется на местности, где проходит мероприятие. Могут ли они ответить, где находится туалет, места для курения, будет ли предоставлено оборудование для синхронного перевода и так далее. Необходимо вести список пришедших участников, ведь (особенно если у вас были разосланы именные приглашения, а не безличные флаеры и билеты) может случиться так, что к вам на мероприятие пришли не только те, кто зарегистрировался. Поэтому, чтобы потом не было путаницы, необходимо вести учет. Если кто-то заменил кого- то из участников, то в списке поменяйте фамилию. В регистрационном списке отмечается те, кто пришел, и те, кто не пришел на мероприятие. Те, кто проявил свою заинтересованность в мероприятии, но не мог прийти – очевидные потенциальные Клиенты будущих мероприятий. Благодаря такой базе после мероприятия вы сможете послать тем, кто пришел на мероприятия, письмо примерно следующего содержания: «Большое спасибо, что вы участвовали», а тем, кто не пришел: «Мне очень жаль, что вы не участвовали, но тем не менее мы надеемся, что вам было бы интересно узнать, что у нас происходило. А происходило у нас следующие …» Привеветствие Прорепетируйте с вашим персоналом, как они будут здороваться с участниками. Просто напишите слова, которые должны произноситься. Пропишите это как процедуру. Примеры отработанного приветствия Турция. Некоторые уличные торговцы визуального могут отличить австрийца от швейцарца или немца. Тем не менее они обращаются к вам со словами «Привет, откуда вы приехали?» («Hi,where are the from?»). Если вы отвечаете, причем не важно что, - все, завязалась беседа, вероятность затащить вас в магазин заметно повысилась. У торговцев отработано приветствие – нейтральное, но устанавливающее контакт, дающее информацию для начала разговора, демонстрирующее внимание к вам. Disney World. Персонал улыбается вам и спрашивает, нравиться ли вам парк, какие планы, как желаете отдохнуть, не желаете ли прокатиться на этом аттракционе. Если нет, рекомендуют другие аттракционы, желает удачного дня. На самом деле у них есть прописанная процедура. Что-то вроде «В течении 15 секунд установить визуальный контакт с потенциальным Клиентом, посмотреть ему в глаза, Не менее чем через 60 секунд подойти, спросить о настроении и впечатлениях от парка и т.д. В случае отказа предложить семейным парам с детьми до трех лет аттракцион Х, молодым парам без детей – аттракцион Y, пожилым парам – аттракцион – Z. Если вы не знаете об этой прописанной процедуре, для вас удивительно внимательный персонал – это часть магии и сказки Disney World… Как именно ваши сотрудники будут приветствовать пришедшего Клиента? Что и когда ему скажут и как будут отвечать на возникающие вопросы? Все это нужно заранее проверить, послушать, как это звучит. Это – технология. Не больше и не меньше. Клиент, может быть, и не заметит, что вы подготовили «встречающий» персонал. Но ваши работники будут полностью готовы, и это действительно очень неплохо. Избегайте очередей
Это не всегда возможно, но нужно максимально подготовить, чтобы очередей не было ( конечно, если очередь не является частью вашего плана). Позаботесь о том, чтобы было достаточно регистраторов ( не менее одного на 30 приглашенных при регистрации в течении часа). Распланируйте движение потока участников, откройте дополнительные двери, сделайте указатели, поставьте специального человека в зал, который будет указывать, куда садиться.
Стол решения проблем
Очень интересный и важный момент. Предположим, к вам на мероприятие приходит 300 человек ( то есть у вас должно быть не менее десяти регистраторов). Они устремляются к регистрационному столу, где неизбежно выстраивается очередь. Почему обычно возникает толпа? Регистратор не справился с задачей зарегистрировать человека за 30 секунд, потому что у него возникла какая-то проблема .Например, участника нет в списке, или он есть в списке, но его фамилия написана с ошибкой и еум важно эту ошибку исправить, или он не заплатил, хотя был должен, или у него есть какой – то важный и не очень простой вопрос, который он начинает выяснять с регистратором, или ещё что-то. Пока человек пытается разрешить свою проблему, может возникнуть пробка, все остальные участники будут вынуждены ждать, пока все прояснится. Для этого придумали стол решения проблем (СПР). Если на регистрации могут стоять временные работники, то за СРП должны находиться люди из вашей компании, причем очень профессиональные, с правами и полномочиями. Люди, которые понимают, что надо делать, когда что-то случилось. И как только не срабатывает сценарий у регистратора, тот автоматически отправляет людей на СРП. Поскольку тут решаются только сложные вопросы, то очереди не возникают ( или она будет очень маленькая, из двух – трех человек). Попробуйте. Вы увидите, настолько это эффективно. СРП должен стоять отдельно от стола регистрации, желательно не в ряд, чтобы он не выглядел как обычный регистрационный стол. Это скорее похоже на военно- полевую операционную на колесах. Стол решения проблем не обязательно должен быть именно столом. Это может быть и просто отдельный стоящий в стороне компетентный сотрудник вашей компании. Эдакий специалист по решению проблем – trouble – shooter.
Категории участников
При регистрации разбейте участников на категории и приготовьте к встрече каждой категории отдельно: - VIP, спонсоры, докладчики; - все остальные участники; - пресса. Особое внимание к встречи прессы связано с тем, что ей предоставляют какие – то видеоматериалы, фотографии с хорошим разрешением и так далее, чтобы журналистам было потом легко написать о вас статью. Остальным участникам особые условия и материалы, возможно, и не нужны, а прессе необходимы. VIP – участники – это люди, которым необходимо отвести в какое – то специальное место, поэтому к каждому VIP’у следует прикрепить человека, который отвечает за встречу, показывает ему его место и так далее. Тщательная подготовка поможет вам избежать накладок во время мероприятия. Но если они все же возникнут, вы должны быть готовы быстро и профессионально с ними разобраться. В чем заключается работа во время мероприятия: 1. Общая координация мероприятия. Все время следите, чтобы все было в порядке. Пусть в зале, где проходит мероприятие, всегда находиться ваш человек, который следит за уровнем освещенности (добавляет или убавляет свет), за температурой (должно быть чуть-чуть прохладно), за уровнем шума ( ремонт в соседнем помещении не должен мешать вашей встречи). Если у докладчика или участников возникли какие – то технические проблемы (например, не работает микрофон), этот человек сможет их оперативно решить ( починить неработающий микрофон, просто включив его). 2. Контроль и управление сервисов места, где проходит мероприятие, и вспомогательным, техническим персоналом, кейтерингом и пр. Работа по тому же принципу, что и описанный выше. Вы просто следите за тем, чтобы все соответствовало сценарию, и вносите оперативные коррективы, если они нужны. 3. Техническое ассистирование. Например, помощь кликера при просмотре слайдов: некоторые докладчики любят, чтобы им ассистировали, и они стильно говорят: «Следующий слайд, пожалуйста». Но все равно купите радиомышь или специальный пойнтер, чтобы докладчик мог переключать слайды самостоятельно. 4. Координация перемещений участников ( на обед, на кофе), управление паузами. Для этого у нас, например, есть специальный инструмент. Это такой колокольчик на ручке длинной около 5. Поддержка порядка. Регистрационный стол должен быть образцом порядка с самого начала до самого конца мероприятия. Нигде не должно быть мусора, окурков, кофе и прочих проявлений безалаберности до последней секунды. Стол организатора – это святое место мероприятия. 6. Анкетирование участников. Если вы хотите узнать о том, как участники восприняли ваше мероприятие, проведите анкетирование. Анкеты не должны быть большими. Лучше, если они уместятся на одной странице. Важно помнить о своевременности анкетирования участников: оно может проводиться как сразу после мероприятия, так и через несколько месяцев в зависимости от ваших целей. 7. Фотосъемка. Если на вашем мероприятие есть важные памятные моменты и вообще фотоотчет очень важен – не пожалейте денег и наймит профессионального фотографа. Речь идет всего о нескольких сотнях долларов. Если мероприятие более демократичное, фотографировать может один из ваших коллег и на обычную «мыльницу». Цель – получить фото домашнего качества «на память».
Что необходимо сделать после мероприятия?
1. Написать финансовый отчет. Завершающий этап мероприятия – вы пишите окончательный финансовый отчет, потому что после завершения мероприятия часто выясняется, что где-то вы переплатили, а где – то , наоборот, сэкономили. В любом случае окончательные цифры отличается от предварительных, и только после мероприятия можно подготовить финансовый отчет. Постарайтесь сделать это максимально быстро. Когда мероприятие прошло и больше нет внешних стимулов торопиться, появится соблазн все оставить как есть и вернуться к отчету через некоторое время. А это очень рискованно, так как вряд ли когда – то у вас появиться столько свободного времени. Не стоит ни на день откладывать завершение финансовых дел. Постарайтесь расплатиться быстро с вашим поставщиками и ещё быстрее собрать деньги с должников. 2. Проанализировать оценочные анкеты участников. Если в анкете стоит результат ниже «хорошо», это всегда сигнал, что нужно предпринять какие – то действия. Например, как-то компенсировать Клиенту его неудовлетворенность. 3. Подготовить выводы, результат работы мероприятия, достижения или задачи. Необходимо оценить, насколько успешны результаты мероприятия, реализованы ли цели и задачи мероприятия. 4. Подготовить статистический анализ состав участников, опубликовать фотоотчет о мероприятии. Для этого вам потребуется сайт вашего мероприятия. 5. Подготовить окончательную и уточненную базу с контактами всех участников мероприятия. Это понадобиться для рассылки финального благодарственного письма. 6. Провести анализ самого проекта с точки зрения организации и рекомендации для следующих мероприятий.
Это скорее внутренний документ. Тем не менее заранее утвердите все необходимые формы отчетности. В случае мероприятия с большим числом участников используйте специализированные компьютерные программы.
Убедитесь, что отчеты: он-лайн-версии материалов, презентации, фотоотчет, меморандумы, решения-обращения и пр. – доступны соответствующим категории участников.
По окончании программы постарайтесь как можно раньше подвести все итоги. Это поможет сохранить интерес к прошедшему мероприятию и настроит людей на участие в следующих.
Менеджер прошедшего проекта (руководитель команды организаторов) после мероприятия должен подготовить отчет. А вся команда должна обсудить прошедший проект на общем собрании – так называемый разбор полетов. Будет правильным, если на этом собрании первым начнет высказывать мнение самый младший из членов команды или новый работник и далее – по старшинству. Это делается для того, чтобы мнение более старших и авторитетных работников не повлияло на новичков. А их оценка как раз очень любопытна, так как они смотрят на прошедшие мероприятие свежим взглядом.
Учтите фактор рабочего «похмелья».
Иногда после очень большего проекта быстро подвести итоги довольно тяжело: наступает некое рабочее «похмелье». Ему подверженные многие люди, и это эффект, который нужно осознавать и с которым нужно бороться.
Как – то раз мы организовывали одно мероприятие, от результатов которого зависело буквально ВСЕ в моей профессиональной и личной жизни. Команда выложилась полностью, мероприятие прошло на высшем уровне. После этого мы две недели не могли написать отчет или вообще сделать хоть что-то полезное. Мне снились сметы, снились УЖАСНЫЕ ОШИБКИ, которые мы могли совершить, и тому подобное.
Я приходил на работу и не мог ничего делать.
Спасительным выходом из этой ситуации стало то, что все выходные я играл в какую – то компьютерную игру – стрелялку. Только после этого все наладилось: несколько дней вместо смет и УЖАСНЫХ ОШИБОК мне во сне являлись компьютерные черти и монстры, зато мы быстро сделали все заключительные работы, написали отчеты и пр.
Очень важная часть мероприятия – финальное благодарственное письмо, о котором нередко почему – то забывают. Человеку приятно, когда о нем помнят и после того, как он заплатил деньги ( или сделал свою работу).
Докладчикам нужно написать «спасибо, что выступили»; участникам – «спасибо, что приняли участие»; партнерам – «спасибо, что поддержали».
Для этого вам понадобиться типовые письма. Однако постарайтесь сделать их не под копирку, а действительно с душой и теплотой. Это сразу почувствуется.
Будьте проще. Принцип простоты
А чтобы никого не забыть при написании писем, набросайте заранее примерный план:
Документ Разослан – да/нет -Финальное письмо с благодарностью всем докладчикам мероприятия -Финальное письмо с благодарностью всем участникам и гостям мероприятия -Финальное письмо с благодарностью всем партнерам, Поддерживающим организациям -Финальное письмо с благодарностью всем обслуживающим организациям, подрядчикам -Пресс-релиз или резюмирующее письмо журналистам Особое место среди тех, кому вы должны разослать письма, занимают подрядчики. Вы платите им деньги, для них именно вы – Клиент, и, по большому счету, они должны благодарить вас за то, что вы сделали у них заказ. И тем не менее. В этих компаниях тоже работают люди, и им тоже будет приятно услышать несколько теплых слов о своей работе. Относитесь к своим подрядчикам так же, как к Клиентам, так же любите их. И вы всегда будете получать лучший сервис. Кроме того, в благодарственном письме вы можете мягко отметить некоторые ошибки, указав, что нужно будет исправить в будущем.
Вот и все. Мероприятие закончено...
Далее мы подробнее рассмотрим всю подводную часть айсберга по кусочкам: рассмотрим все этапы подготовки мероприятия, поговорим о том, как привлекать участников мероприятия, как может быть организована ваша команда…
Некоторые термины или технические уловки, о которых упоминалось в этой главе, будут подробно описаны позже, когда до них дойдет очередь.
Пример благодарственного письма Клиентам (отправлено по электронной почте)
Уважаемые коллеги! Позвольте рассказать Вам небольшую историю. Я узнал о существовании профессора Джо Голдблатта летом 2000 года. Моя хорошая знакомая Юлия Щипцова привезла из США его книгу – Special Events. К этому времени я занимался организаций мероприятий уже более пяти лет. Но для меня это книга была первой книгой, посвященной моей профессиональной деятельности. Я испытывал удивительное чувство, читая, как работают мои коллеги в США: организаторы инаугураций, юбилейного съезда стран – участников НАТО и пр. казалось заоблачно далекими людьми. Прошло время, и в 2003 году мы организовали визит в Россию автора другого бестселлера, оказавшего значительное влияние на развитие нашей компании, - д-ра Йонаса Риддерстрале, соавтора Funky Bussiness. Мне удалось пожать руку мировому бизнес- гуру и выпить с ним пива. Хочу поблагодарить авторов и любимых нами участников наших конференций: Андрея Гершуна, Игоря Манна, Михаила Иванова. Все они оказали влияние на нашу компанию и … выступали на наших мероприятиях. Благодаря счастливой случайности в 2005 году нам удалось пригласить в Москву и г-на Джо Голдблайтта. Это стало возможно в том числе и благодаря Вашей помощи и поддержке. Я хочу поблагодарить всех партнеров и участников состоявшегося 6 июня мастер- класса нашего event-маэстро. Я искренне надеюсь, что все участники, как и мы, получили новые впечатления, идеи и надежды на дальнейшие развитие нашей профессии. Очень надеюсь, что участие было полезным и ценным для Вас. На нашем сайте мы опубликовали фотоотчет прошедшего семинара. Буду признателен, если Вы сможете поделиться Вашим впечатлением о прошедшем мероприятии, написать нам Ваш отзыв. Еще раз СПАСИБО. С уважением, Александр Шумович, Генеральный директор Eventum
Пример благодарственного письма подрядчику Уважаемый г-н Вожанов! Настоящим письмом Best Auto Company выражает Вам и Вашим коллегам благодарность за подготовку и проведение мероприятий "Best Auto Супер-Драйв-Шоу", которое состоялось 18 сентября 2005 года в г. Казани. "Best Auto Супер-Драйв-Шоу" - проект, направленный не только на привлечение внимания потребителей к новым моделям марки Best Auto, но и на увеличение лояльности настоящих и потенциальных клиентов к марке. Поскольку модели Best Auto позиционировались как престижные, надежные, современные автомобили с большой историей, провести это шоу требовалось на самом высоком уровне. Организация данного мероприятия наглядно продемонстрировала высокий профессионализм сотрудников агентства "Event Company". Особо хочется отметить слаженность работы специалистов компании, а также их умение оперативно решать поставленные задачи.
| |
| Просмотров: 4122 | Комментарии: 2 | |
| Всего комментариев: 0 | |