Классификация мероприятий.

         Всего в книге будет предложено несколько видов их классификаций. Они должны будут вам помочь выбрать оптимальный способ проведения мероприятия. Но мы пока остановимся на одной: по типу 

В таблице указаны только некоторые типы мероприятий. Этот список можно продолжить, дополнив его политическими, общественными, религиозными и другими мероприятиями. Также указаны лишь основные мотивы, которые могут руководствоваться участники и организаторы проектов.

Аудитория

Решая, какое мероприятие вы собираетсяь провести, определите потенциальную аудиторию. Она может быть:

- внутренняя

- внешняя

- комбинированная

Внутренняя аудитория – это коллеги, те, кто работает с вами в одной компании, это аудитория, где все вокруг друг друга знают, где множество неформальных связей, общая история компании. Для них мы делаем корпоративные праздники, юбилей и торжетсва.

Внешняя аудитория -  это те, кто работает преимущественно в разных компаниях. Это могут быть дилеры, партнеры, Клиенты компании, потенциальные Клиенты и совершенно незнакомые люди,  с которыми как раз и предстоит познакомиться. Для них мы делаем конференции, семинары, презентации, пресс – конференции.

Очень часто возникает соблазн убить двух зайцев и скомбинировать аудиторию: провести  мероприятия и для внутренней, и для внешней аудитории. Это рискованный шаг, так как у этих аудиторий могут быть разные интересы. И тогда вероятно, что ни одна из аудиторий не будет удовлетворена.

Часто возникает вопрос, приглашать ли на корпоративные праздники Клиентов. Если это мероприятие готовилось для работников, Клиентов лучше не приглашать. Конечно, могут быть исключения, но это должны быть такие исключения, которые лишь подчеркивают правило.  И наоборот, если это Клиентское мероприятие, работники компании-заказчика не должны веселиться. На такое мероприятие можно пригласить людей из отдела продаж ( если это презентация), техническую службу (если необходимо ответить на технические вопросы), то есть тех, кто придет на мероприятие, чувствуя свою ответственность, приедет именно как на работу.

Во время презентации, нацеленной на продажи, постарайтесь, чтобы на 5-10 гостей приходился минимум один ваш продажник.

Если все же смежать сослуживцев и Клиентов, то обе аудитории будут не удовлетворены: каждая будет думать и ощущать, что мероприятие не для нее.

Но на то, какое мероприятие вы станете проводить, влияет не только аудитория – подход может сильно отличать в зависимости от ваших ЦЕЛЕЙ.

Клиент не должен быть удовлетворен … Он должен быть счастлив!

                                                                  Принцип удовлетворенности Клиента

Цели и задачи мероприятия

Принимая решение о проведении мероприятия, любой организатор должен задуматься о том, для чего он это делает, то есть определить цели и задачи.

Эта разные понятия, поэтому сначала нужно разобраться, чем они отличаются.

Цели – то, чего хочет достичь организатор в результате проведения мероприятия. Это глобальные достижения, ради которых проводятся мероприятия, стратегическое направление.

Например, целью может быть:

- сформировать пул лояльных партнеров;

- улучшить навыки презентаций у команды продаж;

- заявить о новом продукте компании как инновационном прорыве.

Задачи – конкретные, измеряемые достижения мероприятия. Они локальные, указывают тактическое направление для действий.

Например, задачей может быть:

- привлекать не менее 200 гостей ежедневно в салоны дилеров;

- получить десять новых потенциальных Клиентов;

- получить не менее десяти публикаций после пресс-конференции.

Формирование целей и задачи мероприятия является ключевым моментом для начала работы. Это совершенно обязательный этап. Во всей литературе, посвященной организации мероприятий, он проходит красной нитью. Пропустив его, можно потерять смысл и направление всей остальной работы.

Это не пустые слова.

Организация мероприятий – в целом творческая работа и увлекательный процесс. Тут много деталей, возможностей для реализации идей, фантазий, и всегда хочется скорее заняться обсуждением и подготовкой чего-то конкретного. Поэтому риск упустить связь идей по проведению мероприятия с целями и задачами очень велик.

Ещё раз.

Обратите внимание!  Это самая распространенная ошибка! Весь процесс подготовки мероприятия должен постоянно сверяться на соответствие сформулированным целям и задачам. Мелкие огрехи при подготовки и реализации исправить куда проще и безболезненнее, чем упустить главное – цель, зачем все это деалется.

В этой книге (как и в реальной работе при подготовке проекта) мы будем постоянно возвращаться к связи целей мероприятия и действий по его подготовке.

Теперь мы поговорим о практической стороне подготовки мероприятия.

 И здесь настало время ввести новое понятие – маркетинговый мультипликатор. Что это значит ?

Результаты всегда должны значительно перевешивать вложенные ресурсы. Мероприятие обязано стать мультипликатором ваших маркетинговых усилий. В противном случае вам лучше не проводить мероприятие, а потратить деньги и силы иным способ.

Вкладывая в некий проект силы и средства, вы рассчитываете на отдачу. Процесс подготовки мероприятия предполагает, что с вашей стороны будут сделаны  определенные вложения, которые, по вашему плану, должны привести к некоему результату – цели мероприятия.